Microsoft 365 eller Google Workspace?
De to platforme løser den samme grundopgave — mail, kalender, dokumenter, lager og samarbejde i skyen — men de gør det på forskellige måder. Det rigtige valg afhænger sjældent af en funktionsliste, men af hvad I allerede bruger, hvordan I arbejder, og hvilke krav I har til sikkerhed og data.
Kort fortalt
- Valget afgøres oftest af jeres eksisterende værktøjer, filformater og arbejdsgange — ikke af en enkelt funktion.
- Microsoft 365 står stærkt på Office-filer og Teams; Google Workspace på letvægts, browserbaseret realtidssamarbejde.
- Begge kan drives GDPR-forsvarligt, men databehandleraftale, datalokation og adgangsstyring skal være på plads uanset platform.
- Skiftet koster mest på mail, kalender og indarbejdede vaner — planlæg migreringen frem for at forcere den.
Hvad afgør valget?
Begge platforme dækker det, de fleste virksomheder har brug for, og forskellen på funktionslister er mindre afgørende, end mange tror. Det, der reelt afgør valget, er jeres udgangspunkt: hvilke programmer medarbejderne kender, hvilke filformater der cirkulerer internt og med kunder, og hvor godt platformen spiller sammen med jeres øvrige systemer.
Overvej også hvor arbejdet foregår. Er hverdagen bygget op om tunge dokumenter, regneark med makroer og desktop-programmer, trækker det i én retning. Er I browserbaserede, mobile og vant til at flere redigerer samtidig, trækker det i en anden. Begge dele kan lade sig gøre på begge platforme — men det ene føles mere naturligt end det andet afhængigt af jeres vaner.
- Hvilke programmer og filformater bruger I allerede i det daglige?
- Hvilke systemer skal platformen integrere med (ERP, økonomi, CRM, branchesoftware)?
- Hvor mobil, browserbaseret eller desktop-tung er jeres arbejdsgang?
- Hvilke krav har I til sikkerhed, adgangsstyring og datalokation?
Apps og den daglige arbejdsgang
Microsoft 365 bygger på den velkendte Office-pakke — Word, Excel, PowerPoint og Outlook — som både findes som fuldt udbyggede desktop-programmer og som webudgaver. For virksomheder med avancerede regneark, formaterede rapporter eller makroer er desktop-versionerne stadig svære at matche, og mange kunder og myndigheder forventer Office-filer.
Google Workspace er født i browseren. Docs, Sheets og Slides er lettere og hurtigere at åbne, fungerer godt på tværs af enheder og gør det enkelt at dele et link. Til gengæld er de ikke lige så dybe som desktop-Office, og komplekse Office-filer kan skifte lidt udseende, når de åbnes i Googles værktøjer.
I praksis vælger mange den platform, medarbejderne allerede kender. Oplæring koster tid, og fortrolighed med værktøjerne betyder ofte mere for produktiviteten end en enkelt funktion, der findes det ene sted og ikke det andet.
Samarbejde og fillager
Realtidssamarbejde — hvor flere redigerer det samme dokument samtidig — var oprindeligt Googles styrke, og Workspace føles stadig meget gnidningsfrit her. Microsoft 365 har indhentet det meste og tilbyder samtidig redigering både i web- og desktop-udgaverne, om end oplevelsen kan variere lidt mellem de to.
På lagersiden ligger filerne i Google Drive hos Workspace og i OneDrive og SharePoint hos Microsoft 365. OneDrive dækker den personlige lagring, mens SharePoint håndterer fælles biblioteker, versionsstyring og rettigheder på afdelings- eller projektniveau. Kombinationen med Teams gør Microsoft 365 til et samlet nav for chat, møder og dokumenter, hvilket ofte er en tungtvejende grund for danske virksomheder.
Google har en tilsvarende samling med Meet, Chat og delte drev, der er enklere at overskue, men også mindre dyb i rettigheder og administration. Har I brug for finmasket styring af, hvem der må se hvad, taler det for Microsofts model; vil I have det lette og hurtige, taler det for Googles.
Sikkerhed, GDPR og datalokation
Begge platforme leverer stærk grundsikkerhed: kryptering, spamfiltrering, adgang via to-faktor og centrale værktøjer til at styre enheder og brugere. Forskellen ligger sjældent i, om sikkerheden findes, men i hvordan den bliver sat op og vedligeholdt. En platform er kun så sikker som den konfiguration, den kører med.
For danske virksomheder er GDPR det centrale spørgsmål. Både Microsoft og Google er databehandlere og tilbyder en databehandleraftale, og begge har datacentre i EU. I bør sikre jer, at aftalen er indgået, at data opbevares i EU hvor det er relevant, og at overførsler til tredjelande håndteres på et gyldigt grundlag. Det gælder uanset hvilken platform I vælger.
Vær samtidig opmærksom på, at ingen af platformene sikkerhedskopierer jeres data på den måde, mange tror. En sletning eller et hacket login kan betyde tab, hvis I ikke har en selvstændig backup oven på platformen. Det er et krav, uanset om I lander på Microsoft 365 eller Google Workspace.
Licens, pris og migrering
Begge platforme sælges som abonnement pr. bruger pr. måned med flere niveauer. Prisen alene er sjældent afgørende, for niveauerne indeholder forskellige ting — lagerplads, sikkerhedsfunktioner, compliance-værktøjer og desktop-programmer. Sammenlign derfor det niveau, der faktisk dækker jeres behov, frem for den laveste listepris.
Selve skiftet er det, der kræver mest planlægning. Mail og kalender skal flyttes uden tabte beskeder eller aftaler, fildelinger og rettigheder skal genskabes, og medarbejderne skal vænne sig til nye værktøjer. En migrering håndteres bedst i etaper med en klar plan for postkasser, filer og oplæring, så driften ikke går i stå undervejs.
Webits arbejder til daglig indgående med Microsoft 365, og for de fleste danske SMV’er anbefaler og driver vi oftest netop den platform — særligt hvor Office-filer, Teams og fælles biblioteker fylder. Men det rigtige valg afhænger af jeres udgangspunkt, og vi hjælper gerne med at vurdere behovet nøgternt og stå for selve migreringen, uanset hvor I kommer fra.
Næste skridt
Brug vores guide til at vælge den rette proces, eller læs om hvordan Webits arbejder med IT-automatisering og systemintegrationer. En konkret vurdering begynder med jeres nuværende arbejdsgang, ikke med et bestemt værktøj.